Mogelijk geniet u nu van de meivakantie. De zomervakantie lijkt daarom wellicht nog ver weg, maar voor veel Nederlanders is dit het moment om een reis naar de zon te boeken. Dit betekent ook dat de vakantieaanvragen weer bij u binnenkomen en er vervolgens een vakantierooster moet worden opgemaakt. Dat gaat niet zonder slag of stoot, want niet iedereen kan tegelijk vrij krijgen. Hoe om te gaan met een dubbele of slecht te plannen vakantieaanvraag?
De wens van de werknemer is leidend!
Dat de werkgever bepaalt wie wanneer vakantie opneemt, is een wijdverbreid misverstand. De hoofdregel luidt namelijk dat de vakantieperiode wordt vastgesteld naar de wens van de werknemer. Bij de vaststelling van het vakantierooster dient u dus in beginsel de vakantieaanvragen in te willigen.
Slechts in een aantal gevallen mag u een vakantieaanvraag weigeren. Vooropgesteld dient de werknemer natuurlijk voldoende vakantiedagen te hebben voor de voorgestelde periode.
Verder kunnen er in de (collectieve) arbeidsovereenkomst al afspraken zijn gemaakt over de vakantieperiodes. Dit komt met name voor in de onderwijs- en bouwsector, waarin de vakanties van tevoren (deels) vastliggen. Ook kan worden afgesproken gedurende welke weken de werknemer juist géén vakantie mag opnemen. Het maken van dergelijke afspraken kan interessant zijn indien u te maken hebt met seizoensgebonden werk of piekmomenten. Nu u dergelijke afspraken ook met individuele werknemers kunt maken, kunt u hier dus invloed op uitoefenen.
Tot slot kunt u de vakantieaanvraag (gedeeltelijk) weigeren om zogeheten “gewichtige redenen”. Daar is sprake van als de vakantieopname zou leiden tot de verstoring van de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld door capaciteitsproblemen. Hier kan niet te lichtvaardig een beroep op worden gedaan. Zo moet bij capaciteitsproblemen worden aangetoond dat er geen vervanger beschikbaar is. Ook dienen de belangen van de werknemer te worden meegewogen (is de werknemer misschien gebonden aan een bepaalde periode of kan hij zijn vakantie eenvoudig verzetten?). Motiveer de weigering van het verzoek om vakantie daarom goed.
Snelle, schriftelijke communicatie is cruciaal
Op een schriftelijke vakantieaanvraag moet u binnen twee weken schriftelijk én gemotiveerd reageren. Doet u dat niet binnen die tijd, dan wordt de vakantie overeenkomstig het verzoek van de werknemer vastgesteld! In de praktijk gaan veel werkgevers hier de mist in. Door drukte kan een vakantieaanvraag, zelfs al is deze niet conform de gebruikelijke methode ingediend, te lang blijven liggen. De vakantieaanvraag wordt dan geacht te zijn goedgekeurd. Deze goedgekeurde vakantie kan vervolgens niet zomaar door u worden ingetrokken, tenzij u onder meer de schade vergoedt die de werknemer heeft geleden. Een te late of ongemotiveerde weigering kan dus tot vervelende situaties leiden.
Bovendien voorkomt een schriftelijke en onderbouwde reactie misverstanden. U kunt de werknemer met een schriftelijke en duidelijke reactie ook houden aan de eventuele weigering. Zo boog het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden zich vorig jaar nog over een werknemer die op vakantie ging, terwijl hij daar wegens gewichtige redenen uitdrukkelijk géén toestemming voor had gekregen. De werkgever had de medewerker zelfs op staande voet ontslagen. Dit ontslag was volgens het hof terecht gegeven.
Tot slot
Kortom, door tijdig, schriftelijk en duidelijk te reageren op vakantieaanvragen kunt u als werkgever discussies voorkomen. Helemaal als u de volgende tips in acht neemt:
- heeft u te maken met bepaalde piekmomenten of krappe bezettingen? Maak dan van tevoren schriftelijke afspraken over de vakantieperiodes (of juist de periode waarin geen vakantie mag worden opgenomen);
- reageer binnen twee weken schriftelijk én gemotiveerd op een vakantieaanvraag. Zorg voor een goede agendering!;
- het is mogelijk om een aantal collectieve vakantiedagen aan te wijzen, zoals de dag na Hemelvaart. Wél moet dit in de (collectieve) arbeidsovereenkomst zijn aangekondigd en moet de verplichte vakantiedag tijdig worden gecommuniceerd.
Meer weten over vakantieaanvragen en de eventuele weigeringsgronden? Of wilt u vooraf afspraken maken met uw medewerkers over de vakantie? Neem dan contact op met onze vakgroep Arbeidsrecht.